Ngày nay, quản lý và tối ưu hóa nguồn lực nhân sự đã trở thành một trong những yếu tố quyết định sự thành công của một tổ chức. Hệ thống quản lý nhân sự xuất hiện là một công cụ - quan trọng trong việc đảm bảo rằng con người - tài sản quý báu nhất của mỗi tổ chức, được quản lý một cách hiệu quả và đồng thời phát huy hết tiềm năng của họ.
MỤC LỤC
Hệ thống quản lý nhân sự là gì?
Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS - Human Resource Management System) là một bộ phần mềm/ứng dụng được sử dụng trong quá trình quản lý nguồn nhân lực và các quy trình liên quan trong suốt vòng đời của một nhân sự.
Đối tượng sử dụng HRMS là các nhà quản trị, nhà quản lý hoặc những người thuộc ban lãnh đạo của doanh nghiệp. Qua đó, họ có thể kiểm soát từ tổng thể đến chi tiết các thông tin như mô hình quản trị nhân lực, hồ sơ nhân sự, thời gian làm việc, bảo hiểm, tiền lương, tăng ca,...
Vai trò của hệ thống quản lý nhân sự
Toàn cầu hóa với sự phát triển đột phá của công nghệ, việc xây dựng hệ thống quản lý nhân lực trong doanh nghiệp để phát triển một đội ngũ có tư tưởng và khả năng đồng hành lâu dài là rất quan trọng.
Xây dựng, đánh giá và duy trì nguồn nhân lực
Hệ thống quản lý nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá một đội ngũ nhân viên tài năng và phù hợp. Từ quá trình tuyển dụng, hệ thống này giúp tổ chức xác định và thu hút những ứng viên có kỹ năng và giá trị phù hợp với văn hóa và mục tiêu của công ty.
Sau đó, hệ thống quản lý nhân sự giúp thực hiện quá trình đào tạo và phát triển nhằm nâng cao năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên. Đồng thời, việc đánh giá hiệu suất định kỳ cũng được thực hiện thông qua hệ thống này, từ đó tạo điều kiện để nhận biết những điểm mạnh và cơ hội cần cải thiện, đảm bảo nhân viên đóng góp tốt nhất cho tổ chức.
Tạo dựng lợi thế cạnh tranh cho thương hiệu
Điều ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công trong quá trình phát triển của doanh nghiệp cũng như tạo nên lợi thế chính là yếu tố nguồn nhân lực.
Do đó, một doanh nghiệp sở hữu hệ thống quản lý nhân sự tốt góp phần tạo nên những quyết định nhanh chóng, chính xác giúp các hoạt động sản xuất, kinh doanh - hiệu quả hơn.
Các chức năng của hệ thống quản lý nhân sự
Tối ưu hóa các quy trình quản lý
Việc đầu tư thời gian vào các công việc hành chính và giấy tờ liên quan thường tốn khá nhiều thời gian của nhà quản trị. Điều này khiến họ không thể giải quyết các vấn đề khác liên quan đến chiếc lược, xây dựng phần mềm quản lý nhân sự, kế hoạch hay hoạch định nhân sự mang lại giá trị cho công ty.
Do đó, khi sử dụng phần mềm hệ thống quản lý nhân sự sẽ giúp tăng tốc và tự động hóa các công việc giấy tờ thực hiện thủ công, cải thiện năng suất và tiết kiệm đến 80% thời gian xử lý.
Dễ dàng theo dõi hiệu suất của người lao động
Thường xuyên theo dõi hiệu suất của nhân viên là một phần không thể thiếu trong quá trình quản lý nhân sự. Hệ thống quản lý nhân sự cho phép tổ chức ghi nhận, tổng hợp và phân tích dữ liệu liên quan đến hiệu suất làm việc của từng nhân viên.
Thông qua việc thu thập thông tin về công việc hoàn thành, sự hoạt động và kết quả đạt được, hệ thống tạo nên một cái nhìn toàn diện về đóng góp của mỗi cá nhân trong tổ chức.
Quản lý bộ phận nhân sự hiệu quả hơn
Tất cả các chỉ số đánh giá về nhân sự đều được cập nhật tự động trên hệ thống, từ đó quá trình tạo báo cáo cũng có thể được xử lý tự động dựa trên hệ thống quản lý nguồn nhân lực mà doanh nghiệp của bạn lựa chọn. Dưới đây là một số nhiệm vụ mà doanh nghiệp của bạn có thể tối ưu hóa:
Quản lý thời gian làm việc cụ thể của nhân viên
Quản lý biên chế
Đánh giá hiệu suất của nhân viên
Quản lý các quy trình tuyển dụng hiệu quả
Cổng thông tin cho người lao động
Hệ thống quản lý nhân sự kết hợp các cổng thông tin, chính sách dành cho người lao động giúp giảm thiểu các thời gian trả lời các thắc mắc của người lao động mà không cần phải hỏi trực tiếp bộ phận nhân sự:
Đăng ký ngày nghỉ.
Theo dõi thời gian làm việc thực tế.
Theo dõi thời gian nghỉ.
>> Xem thêm: Hệ thống thông tin nhân sự là gì? Vai trò và các chức năng
Các bước xây dựng hệ thống quản lý nhân sự
Xác định mục tiêu và yêu cầu
Xác định rõ mục tiêu cụ thể cho hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) của bạn. Bạn muốn đạt được điều gì với hệ thống này?
Phân tích nhu cầu hiện tại và tương lai của doanh nghiệp về quản lý nhân sự.
Xác định các chức năng và tính năng cần thiết cho HRMS để đáp ứng mục tiêu và nhu cầu của bạn.
Lên kế hoạch và thiết kế
Lập kế hoạch chi tiết cho việc triển khai HRMS, bao gồm thời gian, ngân sách và nguồn lực.
Thiết kế cấu trúc và quy trình làm việc cho HRMS.
Lựa chọn phần mềm HRMS phù hợp với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp.
Triển khai và cài đặt
Cài đặt phần mềm HRMS và tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp.
Di chuyển dữ liệu nhân sự sang HRMS.
Đào tạo nhân viên sử dụng HRMS.
Thử nghiệm và đánh giá
Kiểm tra kỹ lưỡng hệ thống HRMS để đảm bảo hoạt động chính xác và hiệu quả.
Thu thập phản hồi từ nhân viên về HRMS.
Đánh giá hiệu quả của HRMS và thực hiện điều chỉnh khi cần thiết.
Hoạt động và bảo trì
Sử dụng HRMS để quản lý các hoạt động nhân sự hàng ngày của doanh nghiệp.
Cập nhật HRMS thường xuyên với các bản vá lỗi và tính năng mới.
Bảo trì hệ thống HRMS để đảm bảo hoạt động trơn tru và an toàn.
Phân loại HRMS
Các nhà quản trị giờ đây có thêm giải pháp HRMS lựa chọn tuỳ thuộc vào nguồn lực của họ: HRMS On – premise & HRMS On – Cloud.
HRMS On – premise là giải pháp hệ thống quản lý nhân sự triển khai tại chỗ, được cài đặt trực tiếp trên máy chủ và phần cứng của doanh nghiệp. Với hình thức này, tuy thời gian triển khai lâu hơn và yêu cầu đầu tư lớn nhưng có độ bao quát nghiệp vụ chuyên sâu. Vì thế, HRMS On - premise phù hợp với doanh nghiệp và tập đoàn lớn.
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ phần cứng, phần mềm với nhiều tính năng bảo mật đa dạng được cập nhật, HRMS On-cloud ra đời. Hoạt động dưới hình thức SaaS và điện toán đám mây. Các ứng dụng được đóng gói và dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp. Do đó, thời gian triển khai thường ngắn, chi phí thấp và nghiệp vụ bao quát vừa đủ. Đây là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp SME.
Ứng dụng Zilcode vào hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả
Theo kết quả khảo sát gần đây của Gartner, đến 2026, hơn 65% các ứng dụng sẽ được phát triển bằng việc sử dụng các nền tảng Nocode vs Lowcode. Xu hướng này thể hiện sự ưu việt và tiềm năng của những nền tảng mới, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý nhân sự, tập trung vào con người, quy trình và quản lý dữ liệu.
Zilcode là một nền tảng nocode tạo HRMS giúp nhà quản lý có khả năng giải quyết các thách thức chính liên quan đến nhân sự một cách hiệu quả. Ví dụ, quản lý việc ra/vào của nhân viên, theo dõi và đánh giá hiệu suất, xử lý bảng lương, và thậm chí quá trình tuyển dụng có thể được thực hiện mà không cần phải phụ thuộc vào các nhóm công nghệ thông tin truyền thống.
Với sự hỗ trợ từ Zilcode HRMS, bạn và doanh nghiệp của bạn có thể:
Tận dụng tối đa nguồn lực để phát triển hệ thống quản lý nhân sự.
Loại bỏ khả năng phát sinh lỗi do lập trình (nocode, nobug).
Thực hiện chỉnh sửa ứng dụng một cách nhanh chóng khi nhu cầu của người sử dụng thay đổi.
Tiết kiệm chi phí bằng việc chỉ trả tiền cho việc thiết kế và cấu hình, mà không cần phải trả cho các chuyên gia lập trình với mức chi phí cao.
Tóm lại, sử dụng hệ thống quản lý nhân sự không chỉ đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý thông tin nhân viên mà còn thúc đẩy tinh thần đồng đội, xây dựng văn hóa tổ chức mạnh mẽ và tạo ra sự đổi mới trong cách tổ chức hoạt động.
Sự tự động hóa các quy trình cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tập trung vào việc phát triển chiến lược và phản hồi nhanh chóng đối với thay đổi thị trường. Zilcode HRMS - sự lựa chọn hiệu quả cho doanh nghiệp SME Việt Nam.
>>> Tham khảo bài viết: TOP 5 Phần mềm quản lý nhân sự phổ biến tốt nhất hiện nay
Comentarios